Quando si parla di lettura ottica, si intende quel processo attraverso il quale i dati contenuti all’interno di un documento cartaceo possono essere trasmessi in formato digitale, così da facilitarne l’acquisizione e la condivisione. Durante la compilazione di un documento, difatti, le informazioni in esso contenute sono poi spesso frutto di una digitalizzazione, che fa sì che le stesse vengano più facilmente reperite da chi le necessiti e che si conservino in un software apposito, dove rimarranno sempre reperibili.
Se si prendono come esempio dei moduli cartacei, questi dopo essere stati compilati vengono – nella maggior parte dei casi – inseriti all’interno di un sistema. Sebbene questo processo possa essere svolto manualmente, la lettura ottica entra in gioco per diminuire i tempi di trasmissione e facilitare il reperimento dei dati. In aggiunta a ciò, spesso e volentieri, è proprio grazie a questo sistema di scansione che determinati moduli vengono creati e poi forniti al pubblico che vi necessita.
Gli strumenti a disposizione
Affinché le informazioni vengano processate all’interno di un sistema, la digitalizzazione diventa un passaggio pregnante a cui bisogna dedicare la giusta attenzione. Soprattutto quando la quantità di documenti è particolarmente alta, la lettura ottica si rende quindi necessaria. In tal senso, Datasis.it si occupa di offrire un servizio di acquisizione e conservazione dei documenti in maniera totalmente digitale.
La tecnologia alla base della digitalizzazione prevede l’utilizzo di motori di tipo: OMR, utilizzato per caratteri particolari come trattini e simboli, ICR, che riconosce caratteri manoscritti o dattiloscritti, BCR, utile per digitalizzare i barcode e OCR, in grado di leggere i caratteri alfanumerici stampati. In questo modo, qualsiasi sia il tipo di scrittura o di documento del quale è necessaria la trasposizione digitale, il processo di acquisizione sarà semplice, veloce e realizzato al minimo costo. Grazie alla creazione di sistemi automatici, si realizza così un processo altrimenti molto laborioso e duraturo.
L’utilità della lettura ottica
Quando si tirano le somme del lavoro che avviene all’interno di un’azienda e di tutta la documentazione che ne deriva e che deve essere archiviata e conservata, ci si rende subito conto che attraverso l’utilizzo del classico formato cartaceo non si può operare una raccolta dati che sia al contempo efficace e rapida. Per questo motivo la digitalizzazione tramite lettura ottica diventa uno strumento necessario, indipendentemente da quale sia il tipo di lavoro svolto.
Datasis.it ha identificato e implementato nel proprio sistema quelli che sono i servizi di cui un’impresa necessita in maniera maggiore: si parte dall’analisi dei conti correnti, processo piuttosto macchinoso se svolto in maniera manuale ma che, con le tecnologie giuste, viene effettuato in poco tempo e fornisce al committente tutti i dati necessari in formato digitale; accanto a ciò, fondamentale è la raccolta e l’analisi di questionari di soddisfazione, di grande importanza nel processo di crescita dell’attività.
Con gli strumenti giusti è possibile procedere ad un collezionamento immediato dei dati e alla loro anonimizzazione, al fine di garantire la massima privacy al cliente unita ad un’efficienza nei riguardi del committente, che può operare un’analisi semplice e completa.
Una volta acquisiti, i dati devono essere sottoposti ad un processo di archiviazione, che solitamente avviene per mezzo di un software di gestione documentale in grado di suddividere i dati raccolti in base alla categoria a cui appartengono.
L’utilizzo di strumenti di riconoscimento ottico si conferma, così, essere la scelta migliore per coloro che volessero trasporre i dati contenuti nella propria documentazione cartacea in archivi digitali, più semplici da gestire. Che si tratti, quindi, di creare un documento strutturato atto alla raccolta di dati, o di reperire i suddetti da un modulo acquisito all’esterno, la digitalizzazione attraverso lettura ottica rappresenta la soluzione più comoda per l’imprenditore, poiché in grado di garantire anche una corretta raccolta e suddivisione. Se, quindi, sul piano dell’indicizzazione la lettura ottica rappresenta la soluzione più conveniente, così è anche quando si tiene a mente la flessibilità e la sicurezza.
